الأتمتة الداخلية

تحيط بكل عملية خطوات إعداد البيانات والفحص والتصحيح والموافقة. نراجع جزء العمل كله لنعرف أين يقضي الفريق وقته.

نحدد الإجراءات التي يستحق ربطها أو تبسيطها وتلك التي يمكن الاستغناء عنها. ومن النتائج نختار ما يجب أتمتته وكيف ستتغير العملية بأكملها.

نحلل العملية مع الموظفين الذين يديرونها. نحدد معًا الحالات ذات القواعد المستقرة والحالات التي تحتاج إلى قرار مهني.

نعد مسارًا تلقائيًا للمهام المعتادة، ونحوّل الحالات الملتبسة إلى شخص مع المعلومات اللازمة. نختبر الأخطاء والتكرار ليتمكن الموظف من فهم حالة المهمة ومتابعة العمل.

مع الوقت تظهر موافقات وأدوار للموظفين وتكاملات جديدة. نري الفريق أين وضعت القواعد وما التغييرات التي يستطيع تنفيذها بنفسه.

نحفظ وصف الروابط والاختبارات من أجل التحسينات التقنية. فهذا يساعد على تطوير العملية مع فهم ما سيتأثر بكل تغيير.

نشرك المالك المستقبلي للعملية منذ البداية. نختبر معه حالات التوقف، ونوضح البيانات، ونناقش القرارات غير المعتادة التي سيواجهها بعد التسليم.

تساعد أسئلته في تحسين المسار والتعليمات. ونتفق مسبقًا على المسؤول عن القواعد ومن سيساعد في التغييرات التقنية.

نقيّم الأثر من خلال تكرار العمليات ووقت الإعداد والمراقبة والتصحيحات والاشتراكات والصيانة. نقارن العملية القديمة والجديدة في ظروف متشابهة.

نناقش المهام التي يستطيع الفريق تخصيص الوقت المتاح لها والتحسينات التي ينبغي اختبارها لاحقًا. وإذا حُلّت المهمة الحالية ننهي العمل ونسلّم الإدارة للموظفين.

نسلّم القواعد والشفرة والتكاملات والصلاحيات وسجل الإجراءات وتعليمات الأخطاء والقرارات اليدوية. نراجعها على مسار عمل حقيقي حتى تبدأ المهمة التالية بفهم ما أُنجز.

يستطيع الفريق مراجعة قواعد الأتمتة كلما تغيرت مهامه.